Regulamin rejestracji i uczestnictwa w Kongresie OSE

REGULAMIN REJESTRACJI I UCZESTNICTWA W KONGRESIE OSE 2024

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin) określa zasady dotyczące rejestracji oraz udziału w Kongresie OSE 2024.
2. Kongres Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej 2024 (dalej: Kongres OSE 2024 lub Kongres), który odbędzie się w dniu 13 grudnia 2024 r., organizowany jest przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (dalej: NASK-PIB lub Organizator) 8z siedzibą w Warszawie, adres:, ul. Kolska 12, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000012938, REGON: 010464542, NIP: 521-04-17-157 we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji (dalej: Współorganizator) oraz Uniwersytetem Jagiellońskim – Wydziałem Zarządzania i Komunikacji Społecznej (dalej: Współorganizator).
3. Kongres OSE 2024 skierowany jest do dyrektorów, nauczycieli, pedagogów i psychologów szkolnych, bibliotekarzy, Technicznych Reprezentantów Szkół (w rozumieniu umów OSE zawartych ze szkołami), pracowników administracji ze szkół podstawowych i ponadpodstawowych, podłączonych do Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej lub będących w procesie podłączania; pracowników kuratoriów oświaty, przedstawicieli środowiska akademickiego, organizacji pozarządowych oraz wszystkich innych zainteresowanych tematyką ochrony dzieci i młodzieży w internecie.
4. Celem Kongresu jest poszerzenie wiedzy jego uczestników (dalej również: Uczestnik/Uczestnicy) w zakresie m.in. programu OSE i realizowanych w jego ramach projektów – zachęta do aktywnego uczestnictwa w tych działaniach, a także przedstawienie zagadnień regulacyjnych związanych z ochroną małoletnich przed dostępem do treści szkodliwych, które stanowić będą kontynuację działań podejmowanych w tym zakresie przez Ministerstwo Cyfryzacji, przedstawicieli środowiska akademickiego – w tym Uniwersytetu Jagiellońskiego – przedstawicieli administracji publicznej oraz organizacji pozarządowych, w ramach powołanej przez Ministerstwo Cyfryzacji nieformalnej grupy roboczej do spraw ochrony małoletnich przed dostępem do treści szkodliwych w internecie.
5. Uczestnik może brać udział w Kongresie w formule stacjonarnej bądź też w formule online,
   w zależności od tego, co zadeklarował w formularzu zgłoszeniowym.

II. Rejestracja Uczestnika Kongresu OSE 202

1. Wymagana jest rejestracja osoby, która jest zainteresowana udziałem w Kongresie OSE 2024 (niezależnie od tego, czy osoba taka zamierza wziąć udział w Kongresie w formule stacjonarnej, czy w formule online). Wypełnienie formularza rejestracyjnego, udostępnionego na stronie kongres.ose.gov.pl, jest warunkiem koniecznym, by wziąć udział w wydarzeniu stacjonarnym.
2. Osoba, o której mowa w pkt 1, wskazuje w formularzu faktycznie pełnione stanowisko, spośród następujących kategorii: Dyrektor szkoły, Nauczyciel, Uczestnik projektu OSEhero, Psycholog (Pedagog), Techniczny Reprezentant Szkoły, Pracownik administracji szkoły, Pracownik kuratorium oświaty, Inne stanowisko.
3. Rejestracji na Kongres OSE 2024 można dokonywać do dnia 05.12.2024 r. do godz. 23:59. Rejestracji dokonuje się poprzez stronę kongres.ose.gov.pl. Organizator zastrzega zmianę terminu zakończenia rejestracji.
4. Liczba miejsc dla Uczestników Kongresu OSE 2024 w formule stacjonarnej (dalej również: Uczestnik Kongresu w formule stacjonarnej, Uczestnik Kongresu OSE 2024 w formule stacjonarnej) wynosi 250 miejsc.
5. Uczestnik Kongresu w formule stacjonarnej nie ma zapewnionego transportu do miejsca wydarzenia oraz noclegu.
6. Zgłoszenie udziału w Kongresie OSE wymaga jako warunków koniecznych:

– w formule online:

• wybrania spośród dwóch dostępnych formuł wydarzenia – formuły online (można wybrać wyłącznie jedną formułę podczas rejestracji, tj. formułę stacjonarną albo formułę online);
• poprawnego wypełnienia formularza rejestracji (w tym określenia kategorii Uczestnika);
• zaakceptowania „Regulaminu rejestracji i uczestnictwa w Kongresie OSE 2024”;
• wyrażenia „Zgody na przetwarzanie danych osobowych”;

– w formule stacjonarnej:

• wybrania spośród dwóch dostępnych formuł wydarzenia –  formuły stacjonarnej;
• poprawnego wypełnienia formularza rejestracji (w tym określenia kategorii Uczestnika);
• zaakceptowania „Regulaminu rejestracji i uczestnictwa w Kongresie OSE 2024”;
• wyrażenia „Zgody na przetwarzanie danych osobowych”.

1. Spełnienie przez osobę zamierzającą wziąć udział w Kongresie czynności wskazanych powyżej w ust. 6 nie stanowi gwarancji wzięcia udziału w Kongresie. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc w formule stacjonarnej Kongresu OSE 2024, Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zamknięcia rejestracji w obrębie listy podstawowej i uruchomienia zapisów na listę rezerwową.
2. Po zakończeniu procesu rejestracji na adres e-mail Uczestnika Kongresu OSE 2024 zostanie wysłane automatyczne potwierdzenie rejestracji udziału w Kongresie OSE 2024 w wybranej formule (stacjonarnej albo online). W przypadku formuły stacjonarnej Uczestnik otrzyma informację o przyjęciu na listę podstawową albo rezerwową. Jeśli w ciągu 6 godzin od ukończenia procesu rejestracji Uczestnik nie otrzyma automatycznego mailowego potwierdzenia rejestracji, obowiązany jest powiadomić Organizatora o tym fakcie poprzez formularz kontaktowy znajdujący się na stronie gov.pl w zakładce „Kontakt”. Brak ww. powiadomienia ze strony Uczestnika we wskazanym terminie przyjmuje się za skuteczną rejestrację na Kongres OSE 2024.

III. Zasady uczestnictwa w Kongresie OSE 2024 w formule stacjonarnej

1. Zarejestrowany Uczestnik Kongresu OSE 2024 w formule stacjonarnej, tj. przypisany na listę podstawową, ma zagwarantowane miejsce na Kongresie OSE 2024.
2. Osoba znajdująca się na liście rezerwowej formuły stacjonarnej nie ma gwarancji udziału
   w Kongresie OSE 2024.
3. Z chwilą, gdy zwolni się miejsce na liście podstawowej formuły stacjonarnej Kongresu OSE 2024, Organizator skontaktuje się z pierwszą osobą z listy rezerwowej według kolejności zgłoszeń i po uzyskaniu potwierdzenia z jej strony przepisze ją na listę podstawową.
   W przypadku braku potwierdzenia i/lub braku kontaktu z osobą z listy rezerwowej po wykonaniu dwóch prób kontaktu telefonicznego Organizator skontaktuje się z kolejną osobą.
4. Uczestnik Kongresu w formule stacjonarnej obowiązany jest do wzięcia udziału w Kongresie OSE 2024 (z zastrzeżeniem pkt V Regulaminu), w tym do stawiennictwa w określonym przez Organizatora miejscu i czasie.
5. Organizator nie zapewnia gwarantowanych miejsc parkingowych podczas Kongresu OSE 2024 w formule stacjonarnej.
6. Podczas Kongresu OSE 2024 Uczestnik Kongresu w formule stacjonarnej obowiązany jest przestrzegać norm społecznych i obyczajowych oraz w szczególności zasad wyznaczonych przez właściciela obiektu. Uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za ewentualne szkody, które wyrządzi.
7. Organizator nie będzie uczestniczył w ewentualnych sporach pomiędzy Uczestnikiem Kongresu w formule stacjonarnej a właścicielem obiektu ani też pomiędzy tym Uczestnikiem, innymi podmiotami i osobami trzecimi.

IV. Zasady uczestnictwa w Kongresie OSE 2024 w formule online

1. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania ze strony internetowej Organizatora
   i udziału w Kongresie OSE 2024, które uczestnik w formule online (dalej: Uczestnik Kongresu w formule online, Uczestnik Kongresu OSE 2024 w formule online) musi zapewnić we własnym zakresie:

• urządzenie mające dostęp do sieci internet,
• dostęp do konta poczty elektronicznej,
• poprawnie skonfigurowana przeglądarka obsługująca pliki cookies.

1. Przed wydarzeniem każdy zarejestrowany Uczestnik Kongresu w formule online otrzyma – na adres mailowy podany w formularzu rejestracyjnym – link do transmisji Kongresu OSE 2024, na której emitowane będzie wydarzenie.
2. Organizator nie odpowiada za potencjalne lub faktyczne szkody wynikłe z:

• nieprawidłowego działania strony kongres.ose.gov.pl lub strony z transmisją online lub ich niedostępności np. spowodowanej awariami, przerwami technicznymi, utratą przesyłanych danych lub działaniem siły wyższej;
• nieprzestrzegania przez Uczestnika zasad współżycia społecznego, naruszających dobra osobiste innego Uczestnika oraz podmiotów trzecich;
• innych niedozwolonych i bezprawnych działań Uczestnika lub podmiotów trzecich.

V. Zasady rezygnacji z udziału w Kongresie OSE 2024

1. Organizator dopuszcza możliwość rezygnacji Uczestników Kongresu w formule stacjonarnej
   z wzięcia udziału w Kongresie. Konieczność zgłoszenia rezygnacji dotyczy wyłącznie Uczestników zapisanych na listę podstawową. Uczestnik może zrezygnować z udziału
   w formule stacjonarnej, przesyłając informację o rezygnacji z udziału poprzez formularz kontaktowy na stronie Kongresu OSE 2024 w zakładce Kontakt. Uczestnik może zapisać się ponownie na jedną z formuł: stacjonarną lub online do dnia zakończenia rejestracji.
2. O fakcie rezygnacji Uczestnik Kongresu w formule stacjonarnej zobowiązany jest powiadomić Organizatora niezwłocznie poprzez formularz kontaktowy znajdujący się na stronie kongres.ose.gov.pl w zakładce „Kontakt”.
3. W odpowiedzi na zgłoszenie Organizator potwierdza przyjęcie rezygnacji poprzez wysłanie maila na adres e-mail Uczestnika Kongresu podany w formularzu kontaktowym o którym mowa w pkt 2 powyżej. Potwierdzenie ze strony Organizatora jest konieczne dla skutecznej rezygnacji Uczestnika Kongresu w formule stacjonarnej z udziału w Kongresie OSE 2024. W przypadku braku potwierdzenia w terminie 3 dni od dnia wysłania powiadomienia, o którym mowa w pkt 2, Uczestnik powinien skontaktować się ponownie z Organizatorem poprzez formularz kontaktowy znajdujący się na stronie kongres.ose.gov.pl w zakładce „Kontakt”. Niewzięcie udziału w Kongresie OSE 2024 przy jednoczesnym niewykazaniu posiadania potwierdzenia Organizatora o przyjęciu rezygnacji, może skutkować niemożliwością wzięcia udziału w formule stacjonarnej Kongresu OSE 2025.
4. Jeżeli Uczestnik zrezygnuje z udziału w Kongresie OSE 2024 w formule stacjonarnej i nie powiadomi Organizatora do siedmiu dni przed datą wydarzenia, nie będzie mógł wziąć udziału w formule stacjonarnej Kongresu OSE 2025. Jeżeli Uczestnik zostanie umieszczony na liście podstawowej z listy rezerwowej i potwierdzi swój udział, a następnie zrezygnuje z udziału w formule stacjonarnej, również nie będzie mógł wziąć udziału w formule stacjonarnej Kongresu OSE 2025. Poniższych postanowień nie stosuje się do Uczestnika Kongresu w formule stacjonarnej, który udowodni Organizatorowi, że rezygnacja nastąpiła z przyczyn niezależnych od Uczestnika, których nie można było wcześniej przewidzieć.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do indywidualnych rozstrzygnięć w zakresie pkt. 3 i 4.

VI. Odpowiedzialność Organizatora Kongresu OSE 2024

1. W przypadku wystąpienia siły wyższej w rozumieniu pkt 2, Organizator może podjąć decyzję o odwołaniu lub zmianie miejsca i terminu Kongresu OSE 2024. Organizator nie ponosi wtedy odpowiedzialności za korzyści utracone przez Uczestników z tego tytułu oraz nie pokrywa utraconych kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze zmianami.
2. Siła wyższa oznacza nagłe zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Organizatora, uniemożliwiające wykonanie zobowiązania w całości lub w deklarowanej formie i zakresie, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia. Zdarzeniem takim są w szczególności wojny, katastrofy naturalne, strajki, epidemie oraz akty organów władzy i administracji państwowej. Siłą wyższą może być także nagła, niemożliwa do przewidzenia niewydolność centrum konferencyjnego spowodowana np. zalaniem, pożarem czy inną awarią.
3. W przypadku konieczności odwołania Kongresu OSE 2024 Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestnika za pośrednictwem jednej z udostępnionych mu przez Uczestnika form kontaktu.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za rzeczy Uczestników, w szczególności w przypadku ich ewentualnego zgubienia, zniszczenia, kradzieży.

VII. Rejestracja przebiegu Kongresu OSE 2024

1. Organizator może rejestrować i utrwalać w formie zdjęć oraz nagrań video przebieg Kongresu OSE 2024 dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych.
2. Przebieg Kongresu OSE 2024 może być przez Organizatora lub podmioty działające na jego rzecz utrwalany i rejestrowany w dowolnej formie, a następnie dowolnie rozpowszechniany przez Organizatora.
3. Nagranie i inne materiały dokumentujące przebieg Kongresu OSE 2024 mogą podlegać przez Organizatora lub podmioty działające na jego rzecz : elektronicznemu przetwarzaniu, kadrowaniu i kompozycji, a także być zestawiane z innymi nagraniami i materiałami, uzupełnione towarzyszącym komentarzem, cięte, montowane, modyfikowane, dodawane do innych materiałów powstających w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Organizatora.
4. Uczestnictwo w Kongresie OSE 2024 jest równoznaczne z udzieleniem zgody Organizatorowi na nieodpłatne, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych utrwalanie oraz rozpowszechnianie wizerunku dla potrzeb udokumentowania, sprawozdania, reklamy oraz promocji Kongresu OSE 2024.
5. Nagrania i inne materiały obrazujące przebieg Kongresu OSE 2024 mogą podlegać publikacji przez Organizatora, Współorganizatora, w szczególności rozpowszechnianiu w internecie (w tym na portalach społecznościowych LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, Instagram itp. w ramach profilu lub stron prowadzonych przez Organizatora i Współorganizatorów) oraz transmisji za pośrednictwem internetu, a także być wykorzystywane na wszelkich znanych w chwili ogłoszenia Regulaminu (lub jego zmian) polach eksploatacji, w tym polach eksploatacji wskazanych w art. 50 i 74 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

VIII. Prawa własności intelektualnej

1. Prawa do tytułu i agendy Kongresu OSE 2024, strony www, układu, logo, grafik, zdjęć, plików audio i video o wszelkich innych materiałów wykorzystywanych do promocji Kongresu OSE 2024 przysługują Organizatorowi, Współorganizatorowi, albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione.
2. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatora oraz Współorganizatorów albo osoby trzeciej będącej właścicielem praw.
3. Zakazane jest usuwanie lub modyfikowanie informacji o prawach autorskich lub innych oznaczeń dotyczących praw własności intelektualnej zawartych w jakichkolwiek materiałach dotyczących Kongresu OSE 2024.

IX. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie, działający pod adresem 01-045 Warszawa, ul. Kolska 12, którego akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000012938, REGON: 010464542, NIP: 521-04-17-157 (NASK-PIB); kontakt do Inspektora Ochrony Danych w NASK-PIB: iod@nask.pl.
2. NASK-PIB będzie przetwarzać dane osobowe uczestnika wskazane w formularzu rejestracyjnym do celów związanych ze zgłoszeniem uczestnictwa w Kongresie OSE 2024 oraz w celu informowania o szczegółach organizacyjnych dotyczących Kongresu OSE. Podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) Wizerunek uczestnika utrwalony w nagraniach i innych materiałach obrazujących przebieg Kongresu OSE 2024 może podlegać publikacji przez Organizatora, Współorganizatora, w szczególności rozpowszechnianiu w internecie (w tym na portalach społecznościowych LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, Instagram itp. w ramach profilu lub stron prowadzonych przez Organizatora lub Współorganizatora) oraz transmisji na żywo za pośrednictwem internetu, a także być wykorzystywany na wszelkich znanych w chwili ogłoszenia Regulaminu (lub jego zmian) polach eksploatacji, w tym polach eksploatacji wskazanych w art. 50 i 74 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – w tym przypadku podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
3. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom świadczącym NASK-PIB usługi związane
   z realizacją Kongresu OSE lub udostępniającym narzędzia teleinformatyczne, związane
   z organizacją Kongresu OSE 2024 i procesem obsługi uczestników.
4. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do rejestracji i udziału w Kongresie OSE 2024.
5. Uczestnik ma prawo żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia oraz przenoszenia danych.
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania poprawnej rejestracji udziału w Kongresie OSE 2024 (a tym samym do samego udziału w Kongresie OSE 2024). Uczestnikowi przysługuje prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W tym celu należy poinformować NASK-PIB, wysyłając zgłoszenie za pośrednictwem formularza, zamieszczonego na stronie: kongres.ose.gov.pl.
7. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Dane osobowe uczestników nie są przez NASK-PIB wykorzystywane do profilowania.

X. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania ewentualnych sporów między Uczestnikiem
   a Organizatorem jest sąd właściwy miejscowo i rzeczowo. W przypadku właściwości niewyłącznej, właściwy jest Sąd miejsca siedziby Organizatora.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie: kongres.ose.gov.pl.
4. Uczestnik podczas rejestracji oświadcza, że zapoznał się z niniejszym Regulaminem i wyraża zgodę na jego warunki.
5. Udział w Kongresie OSE 2024 odbywa się w formule stacjonarnej albo online i jest bezpłatny. Użytkownik może zarejestrować się wyłącznie na jedną z wybranych formuł.
6. NASK-PIB administruje stroną Kongresu OSE 2024: kongres.ose.gov.pl, na której umożliwiono dokonywanie rejestracji udziału.
7. W przypadku konieczności odwołania Kongresu OSE 2024 Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestnika.
8. Organizator zastrzega możliwość zmiany miejsca realizacji Kongresu OSE 2024 w formule stacjonarnej oraz zmiany linku do transmisji online dla formuły online.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Kongresu OSE 2024, jak również osób występujących na Kongresie jako prelegenci, w każdym czasie przed rozpoczęciem Kongresu.
10. Wszelkie zapytania związane z rejestracją lub rezygnacją z udziału w Kongresie OSE 2024 należy kierować za pośrednictwem formularza kontaktowego, zamieszczonego na stronie kongres.ose.gov.pl w zakładce Kontakt.